Processo de Denúncia
Introdução
O presente documento estabelece (e consolida) o Regulamento de proteção que abriga/aplica-se a denunciantes que tenham obtido informações sobre violações em contexto profissional, sejam eles colaboradores, clientes, fornecedores ou órgãos de administração.
Este documento aplica um conjunto de normas que asseguram uma proteção eficaz dos Denunciantes relativamente aos atos e domínios de intervenção. Determina medidas de proteção, além de regras e procedimentos internos para a receção e tratamento da comunicação de irregularidades, em conformidade com as disposições legais aplicáveis, bem como as regras, princípios e valores da team.it.
Condições para integração no canal de Denúncia
Os denunciantes beneficiam da proteção do Regulamento desde que:
- O denunciante esteja de Boa Fé;
- Tenham tido motivos razoáveis para acreditar que as informações sobre violações comunicadas são verdadeiras no momento em que foram transmitidas e que estão abrangidas pelo âmbito de aplicação;
- As pessoas que de forma anónima comunicaram ou divulgaram publicamente informações sobre violações, mas que posteriormente tenham sido identificadas e alvo de retaliação;
Âmbito de Aplicação Pessoal
O Canal de Denúncia aplica-se e abriga:
- Colaboradores
- Clientes
- Fornecedores
- Órgãos de administração ou titulares de participações sociais
- Órgãos de gestão ou de supervisão
- Quaisquer pessoas que trabalhem sob a supervisão e a direção de contratantes, subcontratantes e fornecedores da team.it
- Denunciantes nos casos em que comuniquem ou divulguem, publicamente informações sobre violações obtidas numa relação profissional que tenha, entretanto, terminado.
A proteção conferida pela presente lei é extensível, com as devidas adaptações, a:
- Pessoa Singular que auxilie o denunciante no procedimento de denúncia e cujo auxílio deva ser confidencial (Facilitadores)
- Terceiros que estejam ligados ao denunciante (colega de trabalho, familiar que possa ser alvo de retaliação num contexto profissional...)
- Pessoas coletivas ou entidades equiparadas que sejam detidas ou controladas pelo denunciante, para as quais o denunciante trabalhe ou com as quais esteja de alguma forma ligado num contexto profissional.
Objetivos do Canal de Denúncia
Consideram-se irregularidades abrangidas no presente Regulamento, os atos nos seguintes domínios:
- Contratação Pública;
- Serviços, Produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo;
- Segurança e conformidade dos produtos;
- Segurança dos Transportes;
- Proteção do Ambiente;
- Danos ao meio ambiente;
- Proteção contra radiações e segurança nuclear;
- Segurança dos géneros alimentícios e dos alimentos para animais, saúde e bem-estar animal;
- Saúde Pública;
- Defesa do Consumidor;
- Proteção da Privacidade dos dados pessoais e segurança da rede e dos sistemas de Informação;
- Violações lesivas dos Interesses financeiros da União Europeia;
- Violações relacionadas com o mercado interno incluindo as regras de concorrência e auxílios estatais, bem como as regras de fiscalidade societária;
- A criminalidade violenta, especialmente violenta e altamente organizada. Bem como a criminalidade organizada e económico-financeira (por exemplo: corrupção ativa/passiva);
Modo de Comunicação
O presente Regulamento tem subjacente um regime de comunicação voluntário de irregularidades, cujo sistema de receção, processamento e tratamento da comunicação de irregularidades, opera através de canais de comunicação dedicados a esse fim, promovendo a total integridade, confidencialidade da identidade ou anonimato dos denunciantes além da confidencialidade da identidade de terceiros mencionados na denúncia, garantindo o impedimento do acesso de pessoas não autorizadas.
A apresentação de denúncias poderá ser feita de forma anónima (neste caso, terá que ser pedido o anonimato pelo Denunciante aquando do pedido) ou mantendo a confidencialidade da identidade do denunciante pelo pessoal autorizado ao tratamento da denúncia, podendo em qualquer caso ser apresentada de forma escrita e/ou verbal. Em todo o caso, a denúncia escrita (em caso de forma escrita) e/ou o pedido de contacto para denúncia (em caso de denúncia verbal) deverá ser remetido para o email:
- Endereço de e-mail: etica@team-it.pt
Tratamento da Comunicação
Nos termos definidos pelo presente Regulamento, todas as comunicações de irregularidades são tratadas como informação confidencial, tendo o canal de denúncia, pessoas designadas (que estão sujeitas a cláusulas de imparcialidade), estando encarregues de receber a denúncia e manter a comunicação com o denunciante, se necessário, solicitar mais informações e dar ao denunciante retorno da informação comprometendo-se ainda a prestar essa informação num prazo razoável.
Pessoal Autorizado ao Tratamento
O Canal de Denúncia, dada a criticidade da informação, adota o princípio do need to know, restringindo e diferenciando entre: o conhecimento da denúncia; e a identidade do denunciante. Só o pessoal autorizado encarregue do tratamento da denúncia poderá ter conhecimento da identidade do denunciante.
Há um responsável pelo cumprimento normativo que exerce as suas funções de modo independente, permanente e com autonomia decisória, dispondo da informação interna e dos meios humanos e técnicos necessários ao bom desempenho da sua função.
Nos termos da legislação em vigor, este responsável pelo cumprimento normativo é transversal entre as sociedades do grupo moOngy S.A.
Por forma a preservar a integridade, limitando a informação, mantendo uma maior independência do funcionamento do canal, a identidade do Compliance Officer responsável pela manutenção, preservação e integridade do canal será mantida em anonimato para o grupo, transmitindo-se apenas que será assegurado por pessoal específico e destacado exclusivamente para o canal, sendo os elementos com formação no Canal de Denúncia parte do DPG.
O Compliance Officer assim como o Pessoal autorizado, está submetido a NDA específico referente ao Canal de Denúncia, por forma a salvaguardar sob um estrito dever de confidencialidade qualquer denúncia.
Processo de Averiguação
A comunicação/denúncia será enviada internamente ao responsável pelo canal de denúncia. Este deverá determinar se a comunicação de irregularidade contém fundamentos mínimos para se iniciar um processo de averiguação.
A receção de uma comunicação/denúncia dará sempre lugar a um processo de averiguações, exceto se se verificar manifestamente a sua falta de fundamento.
O pessoal autorizado que ficará encarregue do processo de averiguação deverá promover a implementação de medidas adequadas à proteção da Informação e dos dados contidos nas comunicações e respetivos registos, bem como promover as ações necessárias à confirmação inicial dos fundamentos.
A team.it compromete-se a informar ao autor da comunicação, num prazo razoável (não pode exceder os três meses após notificação remetida ao denunciante), sobre as medidas previstas ou tomadas para dar seguimento à denúncia e os motivos que justificam a escolha desse seguimento, assim como as conclusões da averiguação efetuada.
O processo de averiguação termina com a documentação dos resultados, fundamentos e conclusões além da formulação de recomendações e medidas adequadas à situação, de outro modo, caso seja considerado sem fundamento (por escassez ou invalidade), a denúncia será arquivada.
Medidas de Proteção
Proibição de Retaliação
A Denúncia não pode implicar, a título algum, qualquer ato de retaliação (integram-se igualmente, as ameaças ou tentativas), ou omissão que de forma direta ou indireta, ocorrendo em contexto profissional e motivado por uma denúncia cause ou possa causar ao denunciante ou a facilitadores da denúncia, de modo injustificado, danos patrimoniais ou não patrimoniais tais como assédio, intimação ou discriminação, devendo a team.it velar para que tal não ocorra.
Aquele que praticar um ato de retaliação indemniza o denunciante pelos danos causados, o denunciante pode requerer as providências adequadas às circunstâncias do caso, com o fim de evitar a verificação ou a expansão dos danos.
A sanção disciplinar aplicada ao denunciante até dois anos após a denúncia ou divulgação pública presume-se abusiva, todos os elencados na secção “âmbito de aplicação pessoal” encontram-se abrangidos por esta proteção.
Exceção devido a necessidade de partilha
Se por algum motivo a identidade do denunciante necessitar impreterivelmente de ser facultada a mais alguma parte ao longo do processo da investigação, o denunciante receberá um pedido de consentimento (com o motivo pelo qual se considera como uma obrigação necessária e proporcional o conhecimento da identidade) a ser dado pelo próprio, por forma a que este permita (ou não permita) de livre vontade, a partilha da identidade à parte a que a informação seja concebível como essencial, para a investigação, por forma a salvaguardar os direitos de defesa da pessoa visada.
Importa referir, este pedido de consentimento será solicitado ao denunciante, um por cada individuo (de forma singular) a que se tenha como essencial a partilha. Nos termos da legislação relativa ao Canal de Denúncia, estabelece-se como exceção a situação de tal informação de divulgação da identidade comprometer as investigações ou processos judiciais no contexto de uma investigação por autoridades nacionais, nesta situação em específico derroga-se o consentimento.
Medidas de Apoio
O Denunciante tem direito nos termos gerais, a proteção jurídica, podendo beneficiar de medidas para proteção de testemunhas em processo penal. Compete à team.it reconhecer através de certificação o estatuto ao Denunciante.
Dados Pessoais
Importa ter em conta que a confidencialidade da identidade do denunciante é também aplicável à identidade das pessoas elencadas no “âmbito de aplicação pessoal”.
A informação recolhida ao abrigo do canal de denúncia será utilizada exclusivamente para as finalidades nele previstas. Para efeitos, a máxime proteção estabelecida nos termos do Regulamento Geral de Proteção de Dados estará assegurada para o tratamento de cada denúncia e principalmente da Identidade do Denunciante.
Mormente, o Princípio da Minimização de Dados garantirá o acesso do pessoal autorizado ao mínimo de informações necessárias relativa à identidade do Denunciante e aos seus Dados. Sem especificar, os restantes princípios (tais como limitação do tratamento, responsabilidade...) e práticas do RGPD serão aplicadas por forma a zelar pela proteção dos dados do denunciante.
Irrenunciabilidade dos Direitos
Por forma a garantir a integridade e frustrar quaisquer impedimentos ou pressões de terceiros para com o denunciante e restantes elencados, abrangidos pela proteção, o Direito às Medidas de Proteção referidas é totalmente irrenunciável, não podendo ser objeto de renúncia ou limitação por quaisquer acordos, políticas, formas ou condições. São nulas as disposições contratuais que limitem ou obstem à apresentação ou seguimento de denúncias ou à divulgação pública de infrações nos termos da presente lei.
Captação da Denúncia
Os responsáveis pelo tratamento da denúncia têm o direito de captar (com consentimento e escolha do denunciante do modo de gravação, seja sob forma escrita – relatórios, atas - ou verbal - por forma de captação de áudios ou outras formas de multimédia)
Produção e divulgação de informação fiável
A informação relativa à denúncia é conservada durante um ano, por forma a ser integrada (mantendo a máxime confidencialidade) no relatório sobre a atividade preventiva da empresa, para avaliar a integração e operações do canal de Denúncia, além de orientar a atividade preventiva da empresa, racionalizando a alocação de meios disponíveis e aumentando o nível de eficácia do sistema, por forma a permitir a compreensão em termos globais e com a maior aproximação possível dos contornos destes crimes e a eficácia da sua investigação, além de escrutinar o tempo de resposta global do canal de denúncia.
O Regulamento de Comunicação de Irregularidades é revisto anualmente após relatório anual de implementação e funcionamento do Canal de Denúncia e é totalmente suportada pela nossa gestão.